Danh bạ điện thoại không đủ khi bạn có vài chục khách. Một bảng tính đơn giản giúp bạn nhớ ai cần gì.
Các cột nên có
- Tên, số điện thoại, nguồn khách.
- Nhu cầu: khu vực, ngân sách, loại nhà.
- Căn đã giới thiệu, phản hồi, ngày liên hệ gần nhất.
- Việc cần làm tiếp theo và ngày hẹn.
Cập nhật mỗi ngày
Cuối ngày dành mười phút ghi lại. Sáng hôm sau mở bảng, bạn biết ngay phải gọi ai. Thói quen này đơn giản nhưng giúp giữ khách rất tốt.
Sao lưu dữ liệu
Bảng tính chứa thông tin khách nên lưu ở nơi có mật khẩu và sao lưu định kỳ. Không chia sẻ cho người ngoài. Dữ liệu khách là tài sản quan trọng của người làm môi giới.
Những cột nên có trong bảng
Tên khách, số điện thoại, nhu cầu chính, ngân sách, khu vực quan tâm, nguồn khách, ngày liên hệ gần nhất, bước tiếp theo, ghi chú. Chỉ cần chừng đó là đủ dùng trong vài tháng đầu. Càng đơn giản càng dễ duy trì mỗi ngày.
Phân loại để biết ưu tiên
Thêm một cột đánh giá mức độ: khách nóng đang cần quyết sớm, khách ấm đang so sánh, khách lạnh chỉ tham khảo. Cách phân loại này giúp bạn tập trung thời gian vào người có nhu cầu thật, mà vẫn không bỏ rơi những người còn lại.
Thói quen cập nhật cuối ngày
Dành mười phút cuối ngày cập nhật bảng: ai đã gọi, ai cần gọi lại vào mai, ai đã đi xem. Đừng để dồn cuối tuần. Dữ liệu càng mới, càng hữu ích.
Bảo mật thông tin khách
Đặt mật khẩu cho file, không chia sẻ cho người ngoài, không dùng thông tin của khách vào mục đích khác. Đây là thông tin cá nhân cần được bảo vệ cẩn thận.
Dùng bảng để nhìn lại quá trình
Sau mỗi tháng, đếm số khách mới, số buổi xem nhà, số giao dịch. Từ đó rút ra việc nào hiệu quả, nguồn khách nào tốt nhất, để điều chỉnh cách làm.
Mẫu cấu trúc bảng đơn giản
Cột A: tên. Cột B: điện thoại. Cột C: nhu cầu. Cột D: ngân sách. Cột E: khu vực. Cột F: lần liên hệ cuối. Cột G: việc cần làm. Cột H: ghi chú. Sắp xếp theo cột F để thấy ai lâu chưa liên hệ. Dùng bộ lọc để xem khách nhóm nào đang cần theo dõi.
Những sai lầm khi quản lý khách
Nhập quá nhiều cột khiến bạn bỏ cuộc, không cập nhật, để nhiều file rải rác. Hãy bắt đầu đơn giản và duy trì. Mỗi tuần dành vài phút dọn lại bảng cho gọn.
Nhắc việc tự động
Dùng lịch điện thoại để đặt nhắc ngày gọi lại cho từng khách quan trọng. Khi bảng và lịch kết hợp, bạn khó bỏ sót. Một nhắc nhở đơn giản có thể là cơ hội giao dịch quý.
Dọn dẹp định kỳ
Mỗi tháng rà lại bảng: khách đã mua nhà thì chuyển sang danh sách chăm sóc, khách không còn nhu cầu thì lưu trữ. Bảng gọn gàng giúp bạn tập trung.
Đối chiếu với nhà đang có
Cạnh mỗi khách, ghi căn đã giới thiệu và phản hồi. Khi có nhà mới, bạn nhanh chóng nhớ ra ai có thể quan tâm.
Tóm lại
Quản lý khách bằng bảng tính nhỏ nhưng đều đặn thường hiệu quả hơn hệ thống phức tạp nhưng không ai cập nhật.
Muốn xem thêm tin nhà đất chính chủ để hiểu mặt bằng giá khu vực? Vào Kho tin chính chủ và lọc theo tỉnh thành, danh mục.
